Datenschutzerklärung

Stand: 28. Mai 2026

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und im Mieter-Backoffice ist:

2. Allgemeine Hinweise

Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst und verarbeiten sie vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften (DSGVO, BDSG, TDDDG) sowie dieser Datenschutzerklärung.

Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z. B. bei Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

Hosting (selbst gehostet)

Diese Website und das angeschlossene Mieter-Backoffice werden ausschließlich auf eigener Infrastruktur am Geschäftssitz in Deutschland betrieben. Es findet keine Übermittlung an Cloud-Anbieter statt; Datenbank, Datei-Uploads und Backups verbleiben auf eigenen Servern. Lediglich für die DNS-Auflösung und den Internetzugang werden Dienste deutscher Anbieter genutzt.

Speicherdauer

Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt ist, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung bestehen (z. B. steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen — i. d. R. 10 Jahre). Im letztgenannten Fall erfolgt die Löschung nach Fortfall dieser Gründe.

Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Ihre Daten auf folgenden Grundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung (z. B. wenn Sie aktiv ein Anfrage- oder Kontaktformular abschicken).
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen (Mietvertrag, Rechnungsstellung, Support).
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — gesetzliche Verpflichtung (z. B. handels- und steuerrechtliche Pflichten).
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse (z. B. Betriebssicherheit, Missbrauchsabwehr, Server-Logs).

SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Seite und das Backoffice nutzen aus Sicherheitsgründen durchgängig eine TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile mit „https://“ beginnt. Login-Daten, persönliche Daten und Anhänge werden ausschließlich verschlüsselt übertragen.

Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (BayLDA, Promenade 18, 91522 Ansbach)

Bitte richten Sie Ihre Anfragen formlos an info@business-center-fs.de. Mieter erreichen die zu ihnen gespeicherten Daten zusätzlich jederzeit über das Mieterportal („Profil“).

3. Erfassung auf dieser Website

Server-Log-Dateien

Unser Server erhebt und speichert automatisch Informationen, die Ihr Browser an uns übermittelt:

• Browsertyp und -version
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer-URL
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Zeitpunkt der Serveranfrage
• IP-Adresse (gekürzt nach 7 Tagen)

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an der technisch fehlerfreien Bereitstellung und der Abwehr von Angriffen.

Cookies

Wir nutzen ausschließlich technisch notwendige First-Party-Cookies für den Betrieb des Mieter-Backoffice:

• Session-Cookie (better-auth) — hält Sie nach dem Login eingeloggt. Wird beim Logout gelöscht, spätestens nach Ablauf der Session.
• bcfs-sidebar-collapsed — merkt sich, ob Sie die Sidebar eingeklappt haben. Ein-Jahres-Cookie, rein UI-Komfort-Funktion.
• view-as (nur Admins) — ermöglicht es uns, temporär die Sicht eines Mieters einzunehmen, wenn dieser Support-Hilfe benötigt. Wird beim Beenden des Modus gelöscht.

Wir setzen keine Tracking-Cookies, keine Werbe-Cookies und keine Analyse-Tools ein. Ein Cookie-Banner ist daher nicht erforderlich (Art. 25 Abs. 2 TDDDG: nur unbedingt erforderliche Cookies). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Anfrageformular

Über das Formular auf /anfrage können Sie uns Mietanfragen senden. Wir speichern die von Ihnen eingegebenen Daten (Name, Firma, E-Mail, Telefon, Mobil, Anliegen) sowie optional hochgeladene Dateien auf unserem Server, um Ihre Anfrage bearbeiten zu können. Bei erfolgreichem Vertragsabschluss werden die Daten in einen Mieter-Stammdatensatz überführt; bei Ablehnung oder unklarer Nachfrage werden sie nach spätestens 6 Monaten Inaktivität automatisch gelöscht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch Absenden des Formulars).

E-Mail-, Telefon- und Faxanfragen

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder Telefax kontaktieren, werden Ihre Anfrage und alle daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten (Name, Kontaktdaten, Anliegen) zur Bearbeitung Ihres Anliegens gespeichert. Eingehende Mails an info@business-center-fs.de werden über das verschlüsselte IMAP-Postfach unseres Mailproviders abgerufen und im Backoffice indexiert, damit Mitarbeiter Anfragen sauber bearbeiten und zuordnen können. Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt.

4. Mieter-Backoffice & Portal

Wenn Sie als Mieterin oder Mieter ein Portal-Konto erhalten, werden für Vertragsdurchführung und Betrieb des Portals folgende Daten verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO):

• Stammdaten: Anrede, Vor- und Nachname, Firma, Anschrift
• Kontaktdaten: E-Mail, Telefon, Mobil
• Bank-/Zahlungsdaten: IBAN, BIC, SEPA-Mandat (sofern erteilt)
• Vertragsdaten: gemietete Einheiten, Laufzeiten, Konditionen
• Rechnungs- und Zahlungshistorie
• Service-Tickets, Übergabe-Protokolle, hochgeladene Dokumente
• Konto-Metadaten: Anzeigename, Profilbild (optional), Rolle
• Mail-Korrespondenz (eingehend wie ausgehend, zur Vorgangs-Akte)

Diese Daten werden ausschließlich von uns sowie befugten Mitarbeitern verarbeitet. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur, wenn dies zur Vertragsdurchführung erforderlich ist (z. B. Steuerberater im Rahmen der Buchhaltung) oder gesetzlich vorgeschrieben ist.

2-Faktor-Authentifizierung

Für die Anmeldung im Backoffice setzen wir verpflichtend eine Zwei-Faktor-Authentifizierung ein (Einmalcodes per E-Mail oder SMS). Für SMS nutzen wir den deutschen Provider seven communications GmbH & Co. KG, Bayenstraße 40, 50678 Köln (Datenschutz seven.io). Übermittelt werden ausschließlich Ihre Mobilnummer und der 6-stellige Einmalcode; Nachrichten-Inhalt und Mobilnummer werden maximal 90 Tage zur Zustellbarkeitsprüfung gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz vor unbefugtem Zugriff). Mit seven.io besteht ein Auftragsverarbeitungs- Vertrag (AVV).

Sie können in den Sicherheitseinstellungen festlegen, ob Sie E-Mail-OTP oder SMS-OTP nutzen möchten.

Audit-Log

Jede schreibende Änderung im Backoffice (Anlegen / Ändern / Löschen von Datensätzen) wird im internen Audit-Log mit Zeitstempel, Akteur-User und betroffener Entität protokolliert. Zweck: Nachvollziehbarkeit für interne Revisionen und ggf. zur Aufklärung von Sicherheitsvorfällen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Speicherdauer: 24 Monate, sofern keine längere Aufbewahrungsfrist greift.

Mieter-Mitarbeiter („Tenant-Member“)

Hauptkonten („Tenant-Admin“) können in ihrem Bereich weitere Mitarbeiter-Konten anlegen. Die für deren Konto verarbeiteten Daten sind dieselben wie unter „Konto-Metadaten“ beschrieben. Das Hauptkonto ist gemeinsam mit uns verantwortlich für die korrekte Verarbeitung dieser Daten innerhalb seines Bereichs.

5. Schriftarten & eingebundene Dienste

Lokale Schriftarten

Diese Seite nutzt die Schriftarten Raleway und Montserrat zur einheitlichen Darstellung. Beide werden bei jedem Seitenaufruf vom eigenen Server ausgeliefert; es entsteht keine Verbindung zu Servern Dritter (z. B. Google Fonts).

Externe Inhalte

Wir binden keine externen Tracker, kein Google Analytics, kein Meta- Pixel, kein YouTube-/Vimeo-Embedding, keine Social-Media-Plugins und keine eingebundenen Werbenetzwerke auf dieser Seite ein.

6. Widerspruch gegen Werbe-E-Mails

Der Nutzung von im Rahmen der Impressumspflicht veröffentlichten Kontaktdaten zur Übersendung von nicht ausdrücklich angeforderter Werbung und Informationsmaterialien wird hiermit widersprochen. Wir behalten uns ausdrücklich rechtliche Schritte im Falle der unverlangten Zusendung von Werbeinformationen, etwa durch Spam-E-Mails, vor.

7. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen umzusetzen, z. B. bei Einführung neuer Funktionen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

Stand: 28. Mai 2026